माझ्या दैनंदिन कामात, मी संपर्कात काम करतो, मुख्यतः नफारहित संस्थांसाठी. ज्या कार्यामध्ये मी करतो त्यातील काही भाग म्हणजे आंतरिक आणि बाह्य संप्रेषण दोन्हीसाठी आमच्याकडे एक योजना आहे हे सुनिश्चित करणे. यामध्ये कार्यालयीन हालचालींसाठी योजना विकसित करणेही समाविष्ट आहे, ज्याची मी सध्याची संस्था पुढील सहा महिन्यांत योजना आखत आहे .
आपण विचार करू शकता की एखाद्या दफ्तराच्या नियोजनात नियोजन करण्यासाठी इतके पाऊल आहेत की आपल्याकडे संप्रेषणाचा विचार करण्याची वेळही नाही, आपण खरोखर एक फर्म धोरण तयार करण्यासाठी दोन किंवा दोन दिवस लागतील जे कर्मचारी आणि क्लायंट दोघांनाही जागरुक ठेवेल. आगामी बदलांची
कर्मचार्यांच्या सहभागापासून सुरूवात करू या.
अंतर्गत कम्युनिकेशन्समध्ये या संदेशांचा समावेश असावा:
- एक स्पष्ट टाइमलाइन: आपली खात्री आहे की आपण हलविण्याच्या सर्व प्रमुख पाय-यांची यादी करा जेणेकरून प्रत्येकाला काय अपेक्षित आहे आणि केव्हा होईल.
- पॅकिंग सूचना: आपल्या कार्यालयांना किंवा क्यूबिक्सचे कसे चालवावे या सूचनांसह कर्मचारी प्रदान करा. यात पॅकिंग सामग्री कुठे मिळवायची ते समाविष्ट होते, ते पॅकिंगसाठी आणि डेडलाईनसाठी काय जबाबदार आहेत.
- कोणत्याही ऑफिस क्लोजरची प्रगत सूचना : या प्रक्रियेदरम्यान, कार्यालयातील उपकरण आणि फर्निचरची अंतिम पॅकिंग आणि हलविण्यासाठी आपल्याला ऑफिस बंद करण्याची आवश्यकता असू शकते. आपल्या कर्मचार्यांना या तारखेची जाणीव आहे याची खात्री करा आणि जर आणि चालताना व्यवसाया कायम राहतील आणि त्यांच्या कामाच्या वेळापत्रकात आणि वर्कलोडवर त्याचा काय परिणाम होईल.
- न्यू ऑफिस प्लॅन: नवीन स्पेस कसा दिसेल आणि कर्मचारी कसे कार्यालये तयार होतील याची माहिती कर्मचारी लवकर जाणून घेतील. ते अजूनही स्वतःचे जागा असतील किंवा ते आता एक कक्ष किंवा ओपन फ्लोर योजनेत असतील? आपण त्यांचे कार्यस्थान कसे बदलू शकते याबद्दल कर्मचारी ला कळविण्याचा मार्ग तयार करता हे सुनिश्चित करा.
- नवीन स्थान, पार्किंग आणि प्रवास पर्याय: नवीन स्थानाविषयी आवश्यक असलेल्या सर्व माहितीसह कर्मचार्यांना प्रदान करा जेणेकरून ते नवीन जागाकरिता परिवहन तयार करू शकतील.
एकदा आपण सर्व महत्त्वाचे संदेश निर्धारित केल्यानंतर, आपल्याला हे संदेश कसे वितरित करावे हे निर्धारित करणे आवश्यक आहे. आपण वापरत असलेल्या मेसेजचा प्रकार संदेशाचा निर्णय घेतला पाहिजे.
उदाहरणार्थ, टाईमलाइन सहजपणे आपल्या कंपनीच्या इंट्रानेटद्वारे वितरित केली जाऊ शकते; तर, प्रश्न बंद करणे आणि उत्तर देण्याचे सुनिश्चित करण्यासाठी एखाद्या कर्मचार्याच्या बैठकीत ऑफिस क्लोजर्स सर्वोत्तम सादर केले जाऊ शकतात.
उद्दिष्टांचा संवाद साधण्याचे मार्गः
- इंट्रानेट: जे इंट्रानेट आहेत अशा कंपन्यांकरिता किंवा संस्थांसाठी, हे सहसा बहुतेक संदेशांसाठी सर्वोत्तम व्यासपीठ असते. हे सर्व कर्मचार्यांना पोहोचणार्या फायली आणि माहितीसाठी सुलभ अद्यतनांना सक्षम करते
- व्यक्तिमत्त्वाच्या बैठका: काहीही असो, संदेश घोषित करण्यासाठी कर्मचारी सभा चांगल्या ठिकाणी असतात आणि कर्मचार्यांना संपूर्ण चर्चा करण्याची संधी देण्याची परवानगी देतात. माहिती कशा प्रकारे संप्रेषित केली जाईल याचे पुनरावलोकन करण्यासाठी आपण संमेलनाच्या वेळेचा देखील उपयोग करू शकता जेणेकरुन कर्मचार्यांना माहिती असेल की त्यांना माहिती दिली जाईल.
- ईमेल: ईमेल सोपे असताना, माहिती रिले करण्याचा हा सर्वोत्तम मार्ग नाही. आपण इतके ईमेल पाठवू इच्छित नाही की लोक जेव्हा माहितीची आवश्यकता लागतात तेव्हा त्यांना ते सापडत नाहीत. जर आपण ई-मेल वापरला असेल, तर माहिती द्या की ते फक्त ते माहिती कुठे मिळवू शकतात हे लोकांना कळू द्या.
- सामाईक फोल्डर्स : तुमच्याकडे इंट्रानेट नसल्यास, नंतर प्रत्येकजण प्रवेश करू शकणाऱ्या नेटवर्क ड्राईव्हवर एक सामान्य फोल्डर तयार करा म्हणजे लोकांना आपण प्रवेश करू इच्छित असलेल्या माहिती साठवण्याचा पुढील सर्वोत्तम मार्ग आहे.
- बुलेटिन बोर्ड: भौतिक जागा जिथे माहिती पोस्ट केली जाते, ती करण्यासारखी मोठी गोष्ट आहे. लोक केवळ वारंवार ते तपासू शकत नाहीत, ते असे स्थान देखील प्रदान करते ज्यात लोक एकत्र येऊन त्यांच्या चिंतांबद्दल चर्चा करू शकतात.