कागदपत्र ठेवणे किती काळ आवश्यक आहे?
पेपर एक वेदना आहे आणि होम फाईलिंग सिस्टीमचे व्यवस्थापन हे एक ड्रॅग असू शकते, परंतु काही कागदजत्र आपल्याला खरोखरच अडकतात कारण आपण त्यांना कधी आवश्यकता आहे हे कधीही सांगू नका. येथे एक प्रायमर आहे जो दस्तऐवज ठेवण्यासाठी आणि आपण त्यांचे कार्य पूर्ण करण्याकरिता किती कालावधीसाठी आहे, जे तुकडे चिंधी करणे आवश्यक आहे. कार्यरत घरच्या फाईलिंग सिस्टमची स्थापना आणि ती ठेवण्यासाठी ही एक जलद संदर्भ मार्गदर्शक म्हणून सेवा देणे आवश्यक आहे.
प्रथम, आपल्याला प्राप्त झालेल्या पेपरची संख्या कमी करण्याचा विचार करा आणि आपण कटू किंवा फाईल कमी करणे समाप्त कराल.
याचा अर्थ जंक मेलची सुटका करणे, ई-बिलासाठी साइन अप करणे आणि फ्लायर स्वीकारणे, आपण कधीही वापरणार नाही असे कूपन्स किंवा इतर इफेमेरा आपल्याला असे वाटणे जरुरी आहे की जेव्हा आपल्याला खरोखर माहित नसते
जर आपण कागदी गोंधळाने जबरदस्तीने लढत असाल तर आपल्याला असे वाटेल की आपण हाऊसिंग करीत असाल, तर व्यावसायिकांकडे पोहचू ज्याने आपल्या उद्घोषणा प्रक्रियेद्वारे मार्गदर्शन केले.
दुसरे पाऊल म्हणजे आपली एक चांगली मेल व्यवस्थापन व्यवस्था आहे याची खात्री करणे. आपण ज्या मेलमध्ये येत आहात ते अधिक कार्यक्षमतेने हाताळता, कमीत कमी आपल्याला मोठ्या फाईलिंग / श्रेडिंग / रिसायकलिंग सत्र करावे लागेल.
इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम सेट अप करा
इलेक्ट्रॉनिक फाईलिंग सिस्टीम सेट करुन आपल्या कागदपत्रांपासून मुक्त करण्यामुळे आपल्याला जागा वाचविली जाईल आणि आपल्याला कागद क्लस्टरची सुटका मिळेल. तो एक विजय आहे आजकाल, इलेक्शॉलेशन फाईलिंग सिस्टम बर्याच अर्थपूर्ण बनवते. प्रारंभ करण्यासाठी, आपल्याला स्कॅनर आणि आपल्या फाइल्स, संगणकावरील फोल्डर प्रणाली किंवा मेघ संचयित करण्याची जागा आणि बाह्य हार्ड ड्राइव्हची आवश्यकता आहे.
वेगवेगळ्या प्रकारच्या कागदपत्रांकरिता सर्वसाधारण फोल्डर सेट करा (उदाहरणे: घरगुती, कर, ऑटो, जन्म प्रमाणपत्रे इत्यादी) इलेक्ट्रॉनिक फाईलिंग सिस्टीम शोधण्यायोग्य असल्याने आपल्याला स्टोरेज दस्तऐवजासह अत्यंत अचूकपणे घेण्याची आवश्यकता नाही.
त्यानंतर प्रत्येक कागदजत्र स्कॅन करा आणि एका फोल्डरमध्ये सामग्रीनुसार स्टोअर करा.
महत्वपूर्ण कागदपत्रांच्या प्रती ठेवणे
आपल्या महत्त्वाच्या कागदपत्रांकरिता, तज्ञ कॉपी ठेवण्याचे सल्ला देतात.
याचा अर्थ आपल्या कॉम्प्युटरच्या स्टोरेजमध्ये एक प्रत ठेवणे आणि दुसरा हार्ड ड्राइव्हवर ठेवणे. याचा अर्थ अग्निरोधक सुरक्षिततेत एक प्रत आपल्या इलेक्ट्रॉनिक फाईलमध्ये ठेवणे आणि एक हार्ड कॉपी ठेवणे देखील असू शकते.
हे दस्तऐवज कायमचे संचयित करा
हे दस्तऐवज कायमचे साठवले पाहिजेत:
शैक्षणिक अहवाल - नोकरीसाठी अर्ज करताना भविष्यात वापरल्या जाणार्या डिप्लोमा, टेम्प्लेट्स आणि पोर्टफोलिओ काम.
दत्तक कागदपत्र
बाप्तिस्म्यासंबंधी प्रमाणपत्रे
जन्म प्रमाणपत्रे
डेथ सर्टिफिकेट - कर हेतूने आवश्यक असेल
चालकाचा परवाना
रोजगार नोंदी - कोणतीही कलमे, करार, शिस्तीत्मक फाइल्स आणि कार्यक्षमता आढावा.
विवाह प्रमाणपत्रे
मेडिकल रेकॉर्डस्
सैन्य रेकॉर्ड
पासपोर्ट
सेवानिवृत्ती आणि पेन्शन रेकॉर्ड
सामाजिक सुरक्षितता कार्ड
विल्स
वेळ लहान कालावधीसाठी जतन करा
हे दस्तऐवज आपण जितक्या वेळा मासिक किंवा साप्ताहिक म्हणून स्पर्श करू शकता:
बँक स्टेटमेन्ट - 1 महिना
विधेयके - काही कर किंवा वॉरंटीशी संबंधीत 1 वर्षाचा कालावधी, इतर सर्व बिले भरल्या गेल्यास इतर सर्व बिले फोडल्या पाहिजेत.
क्रेडिट कार्ड बिले - पेड केल्यानंतर तात्काळ फोडणे
घर सुधारणा पावत्या - घरी विकले जाईपर्यंत ठेवा.
गुंतवणूक रेकॉर्ड - 7 वर्षांनी आपण खाते बंद केल्यानंतर किंवा सुरक्षा विकल्या नंतर.
भाडेतत्त्वावर - आपण जोपर्यंत घराबाहेर काढला नाही तोपर्यंत ठेवा आणि आपण मकानदाराकडून आपली ठेव परत घेतली आहे.
पेचेक / पे स्टब्स - 1 वर्षापर्यंत आपल्याला W-2 प्राप्त झाल्याशिवाय
विक्री पावत्या - वॉरंटीच्या जीवनासाठी ठेवा स्पष्टपणे, हे केवळ मोठ्या खरेदीवरच आधारित आहे जसे की उपकरणे आणि इलेक्ट्रॉनिक्स. मी सामान्यत: किरकोळ वस्तू आणि कपडे यासारख्या गोष्टींसाठी पावती ठेवा जोपर्यंत मला माहिती आहे की रिटर्नसाठी पावतीची आवश्यकता नाही.
कर दस्तऐवज - आपल्या फाइलसह आणि डब्ल्यू-2 एस आणि पावत्या सारख्या सर्व सोबत कागदपत्रांसह 7 वर्षे.
वाहन रेकॉर्ड - बोट, कार किंवा मोटारसायकल पर्यंत जाईपर्यंत ठेवा.
कागदपत्रांपासून मुक्त कसे रहावे?
आपली ओळख चोरीपासून स्वतःचे संरक्षण करण्याचा मुख्य मार्ग म्हणजे श्रेय देणे कागदपत्रे. (स्वत: चे ओळख चोरीपासून संरक्षण कसे करावे याबाबतचे सुरक्षा तज्ज्ञ जय फॉले यांच्याशी माझे मुलाखत वाचा) चिंधी काय आश्चर्य? सामान्य नियम खालील माहितीसह काहीही आहे: खाते क्रमांक, जन्म तार, प्रथम नाव, संकेतशब्द आणि पिन, स्वाक्षर्या आणि सामाजिक सुरक्षा क्रमांक.
पुन्हा, त्या ना बुद्धी नाहीत
येथे मूलतत्त्वे आहेत:
कागदपत्रे अजूनही "सक्रिय" असल्यास, आपल्याला त्यांना संदर्भासाठी धरून ठेवणे आणि एक साधी पान दाखल करण्याची पद्धत स्थापित करणे आवश्यक आहे. याचा अर्थ ते वापरात नसताना कागदपत्रे दाखल करून नंतर त्यांना कटू देतो.
काय फाटलेले कागदपत्र
जर आपण या दस्तऐवजांसह काम केले आणि आता त्यांना गरज नसेल, तर ती चिवट काय आहे (इतर सर्व काही - कागदाचा मजकुर - आपण फक्त पुनर्चक्रण करू शकता).
एटीएम पावत्या
बँक स्टेटमेन्ट
जन्म प्रमाणपत्र प्रती
रद्द आणि निरर्थक धनादेश
क्रेडिट कार्ड बिल
क्रेडिट अहवाल
चालकाचा परवाना (कालबाह्य)
कोणत्याही ओळखण्याजोगा असलेले रोजगार दस्तऐवज
कालबाह्य झालेले पासपोर्ट आणि व्हिसा
गुंतवणूक खाते # से
कायदेशीर दस्तऐवज
गुंतवणूक, स्टॉक आणि मालमत्ता व्यवहार
स्वाक्षरीसह वस्तू (लीज, करार, अक्षरे)
सामान टॅग
वैद्यकीय आणि दंत रेकॉर्ड
सामाजिक सुरक्षितता नंबर असलेल्या पेपर्स
संकेतशब्द किंवा पिन क्रमांक
बाकी भरा
पूर्व-मंजूर क्रेडिट कार्ड अनुप्रयोग
खाते क्रमांक, क्रेडिट कार्ड नंबर किंवा इतर कोणत्याही ओळखण्यासंबंधी माहितीची तपासणी करणे
कर फॉर्म
त्यांच्यावरील माहिती ओळखण्यासह लिप्यंतर
प्रवास कार्यक्रम प्रवास
प्रयुक्त विमान तिकीट
उपयुक्तता बिले (टेलिफोन, वायू, विद्युत, पाणी, केबल टीव्ही, इंटरनेट)
हे दस्तऐवज तपासण्यासाठी ठेवण्यासाठी एक लवचिक फाईलिंग सिस्टीम असल्याचे निश्चित करा आणि यापुढे आवश्यक नसताना त्यास तुरा बनवा.
जे काही आपण ठेवण्याची योजना करत आहात ती क्रियाशील, संघटित आणि दाखल करण्याची आवश्यकता आहे. मला माझे होम फाईलिंग सिस्टम आवडते.