01 ते 07
पेपर फाइलिंग कसे सेट करायचे + आपल्यासाठी नेहमीच कार्य करेल संग्रह प्रणाली
बेल्चॉनॉक / गेटी प्रतिमा संघर्षाची वास्तविकता आहे: पेपर्स आणि पेपर गोंधळाची वागणूक ही खड्डे आहेत. त्यामुळेच आपण वापरु शकणारे सुलभ, योग्य घर संचिका प्रणाली सेट करणे महत्वाचे आहे. आज, हेच आपण एकत्रितपणे करणार आहोत.
गोल
घरच्या फाईलिंग सिस्टीमची स्थापना कशी करायची ते जाणून घ्या जी आपण आपल्या उरलेल्या आयुष्यासाठी वापरु शकाल. हे जीवनशैलीतील बदल करण्याच्या सोयीसाठी लवचिक असणे आवश्यक आहे, आणि ते सोपे होणे आवश्यक आहे जेणेकरून आपण ते प्रत्यक्षात ठेवू शकाल
आपल्याला काय आवश्यक आहे
- फाइलिंग कॅबिनेट किंवा फाइल बॉक्स
- फाईल फोल्डर फाशी (मी वरील रंगीत अशा रंगीत विषयांना आवडतो)
- डेस्कटॉप फाइल धारक
- काचबिंदू
- पुनर्वापराचे बिन
- फाइल फोल्डर
- लेबल मेकर किंवा पेन
वेळ
हे शनिवार व रविवारचे प्रकल्प आहे. आम्ही काम / शाळा, इत्यादी दीर्घ दिवसानंतर आठवड्यात-रात्री सुरू करण्याची शिफारस करत नाही. शनिवार किंवा रविवारी सकाळी एक कप कॉफी किंवा चहा घेऊन सशस्त्र व्हा आणि यातूनच एक कृती करा.
02 ते 07
आपले सर्व कागदपत्र एकत्र एक स्पॉट मध्ये एकत्रित करा
स्टीव्ह हीप / गेटी प्रतिमा घरच्या फाईलिंग सिस्टीमची स्थापना करण्याचा पहिला टप्पा म्हणजे आपल्या सर्व फाईल्स आणि पेपर एकाच ठिकाणी कोरल करणे ज्यामुळे आपण सॉर्ट करू शकता, पुनर्चक्रण करू शकता आणि फोडू शकता. सर्व गोष्टी एकाच ठिकाणी केल्याने खालील फायदे आहेत:
- हे आपल्याला हाताने कार्यरत करण्यावर लक्ष केंद्रित करेल. आपण प्रयत्न करताना आपण कार्य करण्यास उत्सुक नसाल (फाईलिंग सारखे), एखाद्या दुस-या नवीन प्रकल्पावर भ्रमंती करण्यास सुरुवात करा आपण आपल्या सर्व पुरवठा असल्यास (येथे सूचीबद्ध) आणि आपल्या सर्व कागदपत्र एका ठिकाणी, आपल्याजवळ खरोखरच निमित्त नाही तर खोदणे आहे.
- आपण अधिक सखोल व्हाल. आपल्या घराच्या वरच्या बाजूला एक छप्पर लावत म्हणजे लाडरच्या रूममध्ये आपल्याला कागदपत्रांची एक विसरलेली वेट सापडली तेव्हा आपल्याला काही आठवडे काम पुन्हा करण्याची गरज नाही.
पेपर शोधण्याकरिता काही ठिकाणे (आपल्या स्पष्ट डेस्क काढण्याऐवजी फाइलिंग कॅबिनेट आणि मेल ब्लॉकला व्यतिरिक्त):
- लिव्हिंग रूम पेपर्स लिव्हिंग रूममध्ये गोठयात येतात कारण त्यांच्याबरोबर काय करावे यासाठी त्यांच्याकडे नेहमी कल्पना नसते. म्हणूनच आपण आपल्या मेलमध्ये अजूनही मेलसह काय करावं याची खात्री नसल्यामुळं पेपर कायम ठेवायला हवे.
- बॅग बॅकपॅक, कामाचे पिशव्या, हाताने पिशव्या, व्यायामशाळा बॅग आणि सुटकेस.
- स्वयंपाकघर. कागदाचा ढीग स्वयंपाकघर मध्ये समाप्त एक मार्ग आहे. कारण दरवाजा चालतांना आम्ही स्वयंपाकघर नेहमीच प्रथम स्थानावर असतो.
तर, आपले सर्व कागदपत्रे गोळा करा आणि मग ...
आपण 5 मूळव्यापी बनवू शकता अशा कठोर पृष्ठभागाने चांगली जागा निवडा. हे कदाचित स्वयंपाकघर टेबल, अतिथी रूम बेड किंवा आपल्या डेस्कसारखे असेल तर ते पुरेसे आहे जर तुमच्याकडे जमिनीची जागा पुरेसे नसेल तर मजला खूप काम करतो.
जर तुमच्याकडे बर्याच पेपर असतील तर तुमचे ढिले कोसळतात, मग डिब््स किंवा कार्डेचे बक्सेही वापरा. त्यांना वेगळे ठेवण्यासाठी आणि चुका टाळण्यासाठी लेबल करा- जसे की "पुनर्चक्रण" बॉक्समध्ये गेल्या वर्षीच्या कर परताव्याचा अंदाज लावणे.
03 पैकी 07
पाच कॅटेगरीज मध्ये आपले कागदपत्रे विभक्त करा
आपल्या सर्व कागदपत्रे पाच श्रेणींमध्ये विभक्त करा. फोटो / गेटी आता व्यवसायाकडे जाण्याची वेळ आली आहे आपण प्रत्येक पेपर स्पर्श आणि याबद्दल एक निर्णय करा आहोत.
नियमः आपण कागदाच्या प्रत्येक भागाचा निर्णय घ्यावा. यापैकी एका 5 श्रेणींमध्ये जाऊन जाणार आहे:
कृती: ज्या कागजात आपण कार्यवाही करावयाची आणि त्यास काढून टाकण्याची आवश्यकता आहे. आम्ही "घरगुती" म्हणून खाली दिलेल्या एका श्रेणीमध्ये जे संदर्भ देत आहोत त्यास या गोष्टींचा गोंधळ करू नका. घरगुती कागदपत्रे कायमस्वरुपी दाखल केल्या जातात, ऍक्शन फायली एकदा वापरल्या जात आहेत आणि नंतर टाकून दिल्या जातात.
उदाहरणे: आमंत्रणे, पार्किंग तिकीट, भेटीचे स्मरणपत्रे, गृहपाठ, बिले इ.संग्रहित करा: आपल्यास अडकण्यासाठी आवश्यक कागदपत्रे किंवा दस्तऐवज पण आपल्याला संदर्भ देण्याची किंवा वर्षातून एकदा किंवा दोनपेक्षा जास्त वेळा वापरण्याची आवश्यकता नाही.
उदाहरणे: कर परतावा, वैद्यकीय अहवाल, शैक्षणिक रेकॉर्ड, ज्यूरी ड्युटी, कर, पट्ट्या, करार इत्यादीत तुम्ही सहभागी झालेले पुरावे.घरगुती: हे तुमचे घर (आणि जीवन) चालू ठेवण्यासाठी वापरलेले पेपर आहेत
उदाहरणे: कूपन, पाककृती, वापरकर्ता हस्तपुस्तिका, या वर्षांच्या करांसाठी प्राप्ती, आगामी प्रवासासाठीचे दस्तऐवज इ.रीसायकल: पेपर आणि दस्तऐवज जे उपरोक्त कोणत्याही श्रेणींमध्ये नाहीत आणि वैयक्तिक माहिती नसतात.
उदाहरणे: जंक मेल, सेमिनारमधील वर्कशीटमध्ये आपल्याला यापुढे वृत्तपत्रे, नियतकालिके, जुन्या गृहपाठ, गरज नसणे, लिफाफे इ. मध्ये रस नाही.काच: कागदपत्रे आणि दस्तऐवज जे श्रेण्या 1-3 मध्ये पडत नाहीत पण त्यांची वैयक्तिक ओळख माहिती असते.
उदाहरण: क्रेडिट कार्ड ऑफर, जुने बँक स्टेटमेन्ट, बिले इ.
04 पैकी 07
Declutter + कागदपत्रे आणि फायली काढून टाका आपण यापुढे गरज नाही
dra_schwartz / गेटी प्रतिमा आपल्या सर्वात मोठ्या ब्लॉकलाची पुनर्चक्रण केली जाईल. प्रथम ते पुनर्चक्रण - येथे ऑब्जेक्ट आपण जितक्या लवकर शक्य तितक्या लवकर वागण्याचा आहात पेपर रक्कम खाली तोडणे आहे.
पुढे, shredders फोडणे - यात आपल्यास नाव आणि पत्ता पलीकडे ओळखणारी कोणतीही गोष्ट समाविष्ट करावी.
वैकल्पिकरित्या, कन्डेन्टर स्टोअर वरून आपला आयडी रोलर गार्ड करा, अतिशय प्रामाणिकपणे किंमत ठरत आहे आणि जे लोक आपली काजलची भांडी घालत आहेत त्यांच्यासाठी अतिशय व्यावहारिक आहे. अशा प्रकारे आपण फक्त आपल्या आयडी माहितीवर टंकित करू शकता आणि क्रेडिट्सच्या ऐवजी त्यांच्यावरील वैयक्तिक माहितीसह मेल आणि कागदांचे पुनर्चक्रण करू शकता.
आता आपण जंक नासावलो आहे की, अशी प्रणाली स्थापित करण्यासाठी खाली उतरण्याची वेळ आली आहे:
- वापरण्यास सोपा, त्यामुळे आपण ते प्रत्यक्षात वापरु शकाल;
- जीवन बदल आणि नवीन प्रकल्प सामावून लवचिक. आणि,
- जेव्हा आपल्याला जलद काहीतरी शोधण्याची आवश्यकता असते तेव्हा सुरक्षित करा, आपण हे शोधू शकता.
येथे सौंदर्य हे आपल्या घराच्या किंवा कार्यालयात येणाऱ्या कागदपत्रांच्या आधारे आपण पुढील श्रेण्या खाली खंडित करु शकता.
05 ते 07
आपल्या गृह फाइलिंग सिस्टमसाठी संग्रहण फाइल सेट करा
कॅरोलिन हेबर्ड / गेटी प्रतिमा आपल्या संग्रहण फाईलमध्ये कोणती कागदपत्रे गेली ते निर्णय घेणे खूप सोपे आहे. हे आपल्या मालकीचे सर्वात महत्त्वाचे पेपर आहेत ते आपल्याला आणि आपले कुटुंब अस्तित्वात असल्याचा पुरावा आहेत, कर भरावे, स्वतःचे घर आणि कार, कॉलेजमधून उत्तीर्ण होतात, पासपोर्ट किंवा व्हिसावर आपल्या देशाबाहेरून प्रवास करू शकतात. आपण व्यवसाय मालक किंवा एकापेक्षा अधिक मालमत्तेचे मालक असाल, तर ही फाइल अधिक मोठी असेल
या फाईलमध्ये ठेवण्यासाठी मूलभूत गोष्टींची सूची येथे आहे:
- कर परतावा
- वैद्यकीय रेकॉर्ड
- शैक्षणिक रेकॉर्ड
- आपण जूरी कर्तव्य सेवा पुरावा
- कृती
- पट्ट्या
- करार
- पासपोर्ट
- त्यामुळे cial सुरक्षा कार्ड
- रोजगार रेकॉर्ड
- बाप्तिस्म्यासंबंधी प्रमाणपत्रे
- जीवन विमा / सेवानिवृत्ती दस्तऐवज
लेबल केलेल्या फोल्डर्समध्ये एका फाइल बॉक्समध्ये हे पेपर संचयित करा. एकदा सुरक्षित ठेवण्यासाठी "स्टफ" घेण्यास सुरुवात केल्यानंतर अग्निरोधक बॉक्स विकत घ्या.
आपण वापरत असलेल्या फाइल्स पुढे (वर्षातून काही वेळा) ठेवत रहा. इच्छाशक्तीला या जागेवर जास्तीत जास्त संयम करण्यास विरोध करा कारण आपण खूप विशिष्ट झाल्यास प्रत्यक्षात आपल्याला खरोखर खरोखरच आवश्यक असल्यास गोष्टी शोधणे कठिण होते. सर्वसाधारणपणे, जर आपण आपल्या संग्रह फाईलमध्ये डिपिंग करत असल्यास, खरोखर, खरोखर कागदाच्या तुकड्याची आवश्यकता आहे जेणेकरून शक्य तितके सोपे करा.
येथे माझी श्रेण्या आहेत:
- शैक्षणिक
- कार
- रोजगार
- आर्थिक
- आरोग्य
- ID
- विमा
- भू संपत्ती
त्यांना वर्णानुक्रमाने व्यवस्थापित करा, परंतु आयडी फाइल सुरवातीचा ठेवा. यात आपल्या जन्माचा दाखला, पासपोर्ट, सामाजिक सुरक्षितता कार्ड आणि बाप्तिस्म्यासंबंधी प्रमाणपत्रे आहेत. हे देखील आपण आपल्या लग्नाच्या परवाना ठेवा पाहिजे जेथे आहे.
हे पेपर्स संचयित करण्यासाठी, जोरदार एक उच्च-सुरक्षा डीड बॉक्स विचारात घ्या जे $ 50 पेक्षा कमी, एक उत्तम मूल्य आहे *. दुसरा पर्याय उच्च-सुरक्षा प्रिस्क्रिप्शन बॉक्स आहे. हे एक वैद्यकीय पुरवठ्यासाठी डिझाइन केले आहे पण सहजपणे अनेक कॅन्थ-गम कागदपत्र धारण करू शकतात.
आपण आपली स्वत: ची स्वतःची फाईल सेट अप करू शकता, किंवा आपण FileSolutions होम फाईलिंग सिस्टीम वापरू शकता.
* जर आपण या फाईल्स गमवाल तर आपण पैसे देण्याचे थांबवू शकाल, रजिस्ट्रार, टाउन / सिटी लिपिक, शैक्षणिक संस्था इत्यादींकडून मिळतील इतके पैसे मिळतील, त्यामुळे $ 50 एक उपयुक्त, स्मार्ट इन्व्हेस्टमेंट आहे.
06 ते 07
घरगुती फाईल व्यवस्थित करा
Sappington Todd / Getty Images येथे आपल्या घराच्या फाईलमध्ये साठवून ठेवण्यासाठी काय करावे यासाठी हा नियम चांगला आहे: भविष्यात आपल्याला आवश्यक असलेली कोणतीही गोष्ट, परंतु आपल्याला आत्ताच त्यावर कारवाई करण्याची आवश्यकता नाही, जो आपल्या संग्रह फाइलमध्ये नाही. आपल्या स्वत: च्या घरगुती फाईलचा वापर (उदाहरणार्थ घरेलू कार्यपुस्तिका) एक उदाहरण म्हणून वापरा जेणेकरून आपल्याला या फाईलमध्ये काय संचयित करायचे आहे आणि काय नको
प्रथम बंद, फाईल बॉक्स किंवा बिनऐवजी, मी विभागांसह बांधकाम आणि त्यानंतर कूपन आणि भेट कार्डसारख्या गोष्टी साठवण्याकरिता पॅकेट्स तयार केली. आपण या दंडगोल वापरतात आणि खालील साठी विभाग आहेत:
- कूपन / ग्रुपॉनस
- भेटपत्र
- आगामी सहली / यात्रासाठी दस्तऐवज
- मी दिलेली सूट आणि माझा चेक बॅक येण्याची प्रतीक्षा करत आहे
- उपकरण किंवा मोठ्या फर्निचर सारख्या मोठ्या-तिकिट असलेल्या वस्तूंसाठी पावती
- आपल्या सर्व बक्षिसे कार्डासाठी एक कप्पा आहे
- आपण चालू असलेल्या आगामी प्रकल्पासाठी नोट्स आणि संदर्भ सामुग्री
- पाककृती *
- करांची पावती
- कार / होम / भाडेकरार विमा पॉलिसी
आपण कदाचित यापैकी बहुतेकांना Evernote खात्यात स्कॅन करु शकता, परंतु जेव्हा आपल्याला त्यांची आवश्यकता असेल तेव्हा आपण ते पुन्हा मुद्रित करावे, म्हणून ती आपल्या नोटबुकमध्ये ती फाइल करा आणि आपल्यास घरगुती कार्यपुस्तिका म्हणवा.
* आपण एखाद्या दिवशी परत इच्छित पाककृती एक वेगळा फाइल ठेवा परंतु नाही.
07 पैकी 07
अॅक्शन फाइल सेट अप करा
Utamaru किido / गेटी प्रतिमा अॅक्शन फाइल ही आपल्याला आवश्यक कारवाई करण्यासाठी कारवाई करावी आणि नंतर टाकून द्या. कोणतीही कागदपत्रे किंवा कागदपत्रे ज्यावर कायमस्वरुपी किंवा दीर्घ कालावधीसाठी (एक महिना प्रती) दाखल करण्याची आवश्यकता आहे, कदाचित आपल्या कुटुंबाच्या फाईलमध्ये
ऍक्शन फायली अशी आहेत:
- एकदा वापरावयाचे आणि टाकून दिले जात; किंवा,
- आपण कोणत्या कारवाई करीत आहात यावर विचार करा.
हे कागदपत्र ठेवण्यासाठी एक बॉक्स वापरा, विशेषतः आणि आम्ही या बॉक्सची शिफारस करतो. नारिंगी निवडा कारण हा एक आकर्षक रंग आहे आणि विचार आहे, आठवड्यातून किमान एकदा तो आपल्याला बॉक्समधून जाण्यासाठी मिळेल. हे मेल व्यवस्थापित करण्यात मदत करण्यासाठी आपल्या इन बॉक्समध्ये दुप्पट देखील करू शकतात.
आपल्या अॅक्शन फाइलमध्ये काय ठेवावे त्याची उदाहरणे येथे आहेत:
इनकमिंग मेल:
- मेलमध्ये आपल्याला प्राप्त झालेली कोणतीही गोष्ट या फाइलमध्ये आहे
- कागदाचा तुकडा कोणी तुम्हाला हात लावतो किंवा तुम्ही पळ काढता आणि हँडबॅगमध्ये ढकलून इथे जातो
कॅलेंडर आयटम:
- आगामी इव्हेंट आणि त्यांच्यासह आलेल्या दिशानिर्देश किंवा प्रतिसाद कार्ड्ससाठी आमंत्रणे
- देयके भरणे आणि नंतर कट किंवा पुनर्चक्रण
- परवानगी नाकारायच्या स्लीप्स
- नेमणूक स्मरणपत्रे
देय वस्तू:
- भरण्याचे पार्किंग तिकीट
- देय बिल
आपण प्रतीक्षा करत असलेले आयटम:
- आपण परत करण्याचा निर्णय घेतल्यास आपण अलीकडेच खरेदी केलेल्या कोणत्याही गोष्टीसाठी प्राप्ती उदाहरणार्थ, जर आपणास ऍमेझॉनकडून पॅकेज मिळाले तर आपण या बिनमध्ये पॅकेजिंग स्लीप टॉस करू शकता. जर उत्पादने काम केले नाही आणि आपल्याला ते परत करावे लागले तर आपल्याला प्राप्त झालेल्या इतर पॅकेजेससाठीदेखील.
- आपण प्रतीक्षा करत असलेल्या कोणत्याही गोष्टीसाठी पावती. उदाहरणार्थ, जर आपण आपल्या इन्शुरन्स कंपनीला बिल सबमिट केले आणि आपण परतफेडीची वाट पहात असाल, तर ती या फाईलमध्ये आहे. जर आपण काही परत केले असेल आणि आपण रिफंड आपल्या बँक स्टेटमेंटमध्ये किंवा माझ्या क्रेडिट कार्ड बिलामध्ये दिसण्याची प्रतीक्षा करीत असल्यास, या बॉक्समध्ये हे दिसत आहे
आपण ही फाईल अधिक श्रेण्यांमध्ये मोडू शकतो, परंतु या बॉक्समध्ये फक्त सर्व गोष्टी नाकारायला आणि नंतर आठवड्यातून एकदा दोनदा किंवा तीन वेळा एकदाच पुढे जाणे सोपे आहे. त्यावेळेस तुम्हास आता गरज नसलेल्या कोणत्याही गोष्टीचे पुनर्चक्रण किंवा कवच वापरू शकता, संग्रहित किंवा घरगुती आणि कशासही उत्तर द्यावयाचे आहे अशी कोणतीही गोष्ट फाइल करा ही फाइल शक्य तितकी लहान ठेवण्यासाठी आहे.
पण ... ही युक्ती म्हणजे आठवड्यातून एकदा तरी आपणास या फाईलमधून जाणे आवश्यक आहे, शक्यतो अधिक वेळा. मी हे कार्य आपल्या वैयक्तिक साप्ताहिक आयोजन नियमानुसार जोडण्याची शिफारस करतो, अशा प्रकारे आपण आठवड्यातून एकदा आठवड्यातून कमीत कमी कागदावर फाईल आणि संचयित करत आहात